应付帐款及服务

地点: 彼得森服务大厦331号，0005

电话: (859) 257-5439

传真: (859) 323-1954

火狐体育下注应付账款服务部是火狐体育下注金融服务部的一个部门, 通过维护和操作付款流程，为整个大学及其附属公司提供服务，以满足他们对发票结算和现金支付的特定需求.   所采用的政策和程序是书面和实施的，以确保健全的内部控制，但在使用最先进的方法时，是直观和用户友好的. 采用的付款方式包括采购订单发票的三路匹配, 在线应用程序处理在委托采购权限下获得的物品的现金支付和发票支付，以及采购卡购买和支付解决方案. 应付账款服务与供应商和大学社区合作, 提供课堂和在线培训，同时保持最新的联系信息和各种Q的链接&卖方付款和现金支付的单据.

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大学有几种支付方式供校园使用.  这包括:采购卡, 采购订单(POs), 付款申请文件(珠三角), 和支付请求文件(DR).  应付帐款服务处和采购服务处建立了一个 采购/AP快速参考指南 帮助指导校园正确的支付形式，因为它涉及到我们通常参加的各种活动.

采购卡 -采购卡是购买和支付费用低于5美元的货物和服务的首选和主要方法,000. 获取采购卡的信息以及该卡的使用和限制的附加信息可在以下网址查看 采购卡.

付款申请文件- 付款请求文件是支付货物和服务以及报销员工差旅费以外的费用的另一种方法. 付款请求文件只应在采购卡或购物车/申请单不能使用时使用. 看到 采购/AP快速参考指南. 获得使用付款请求文件的权限, 部门最终用户应联系部门管理员，并与部门管理员协调访问工作 区域保安主任(ASO).

 采购订单 -采购订单在SAP系统中创建，并由采购部门或指定单位发出，以完成部门购物车/申请单. 这样做的时候, 采购订单通常指示供应商/供应商将发票直接提交给应付账款服务部. 然而在某些情况下, 这取决于采购订单的类型, 卖方/供应商被指示向大学部门提交发票. 在这些情况下，部门有必要完成一个 供应商发票和信用备忘录传送 表格，将发票转交应付帐款服务部处理. 更多信息可在 中央采购 page 补充材料.

付款请求文件- 付款请求文件为部门提供了在罕见和不寻常的情况下，当支票/应付款类型不足够或不合适时，支付资金的手段. 使用的选项和详细信息可在以下网址查看 BPM E-7-15. 付款申请文件和所有证明文件将通过电子邮件发送至 UKDisbusementReq@tvcmaslatino.com 审查/批准.

文档存储和访问

应付账款服务处理的所有付款和现金支付交易的文档都存储在SAP的企业内容管理(ECM)模块中，部门人员可以随时查看. 在收到部门区域保安主任适当批准的要求后，行政小组可准许查阅交易文件和证明文件.  看到 独有的 有关如何通过ECM查找文档的说明.

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